Privacyverklaring

Privacyverklaring Notariskantoor Spier & Hazenberg

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Notariskantoor Spier & Hazenberg
Adres: Westeinde 24 te 1017 ZP Amsterdam
Contactpersoon: mr. H.J.M. van den Eerenbeemt
Mail: vandeneerenbeemt@spierenhazenberg.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

De verwerking "opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van het passeren en bewaren van notariële akten" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: het passeren van notariële akten
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting; bewaringstermijn op kantoor is 20 jaar; na 20 jaar mogen de akten naar de algemene bewaarplaats en na 30 jaar is dit een verplichting.

De verwerking "opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van het voorbereiden en/of afhandelen van notariële akten (dossier)" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: het passeren van notariële akten
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting; bewaringstermijn op kantoor is 20 jaar met uitzondering van WWFT die bewaringstermijn van 5 jaar hebben.

De verwerking "verstrekken door middel van doorzending van concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënten" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: informeren van derden op verzoek van cliënten
  • Rechtsgronden: toestemming van cliënten

De verwerking "opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akte en/of afwikkeling van een nalatenschap" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: uitvoeren opdracht van cliënten
  • Rechtsgronden: uitvoering overeenkomst

De verwerking "verstrekking door middel van toezending ten behoeve van inschrijving van gegevens of akten in register(s)" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: kenbaarheid
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting of toestemming cliënten (bij CLTR)

De verwerking "vastlegging, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen en copie collationee's van identificatiebewijzen en/of andere stukken" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: bevestigen echtheid handtekening op verzoek dan wel echtheid van het document
  • Rechtsgronden: uitvoering overeenkomst; de bewaringstermijn is 5 jaar

De verwerking "verzamelen, vastleggen, gebruiken etcetera van persoonsgegevens voor de financiële administratie" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: personeelsmanagement
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting

De verwerking "verzamelen, vastleggen, gebruiken etcetera van persoonsgegevens ten behoeve van aanleg en beheer personeelsdossier; het legitiemeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting

De verwerking "verzamelen, vastleggen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending etcetera van persoonsgegevens ten behoeve van aanleg en beheer van salarisadministratie" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: wettelijke verplicht, uitvoeren overeenkomst
  • Rechtsgronden: wettelijke verplichting

De verwerking "verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens" van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

  • Doeleinden: selectie personeel
  • Rechtsgronden: toestemming

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, BRP;
  • Makelaar of andere adviseur of wederpartij in verband met een koopovereenkomst of andere overeenkomst waarin u één van de partijen bent.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

  • Kadaster
  • Kamer van Koophandel
  • CTR en CLTR
  • Cloudleverancier voor opslag van gegevens
  • Belastingdienst
  • Registerhouders
  • Door cliënten ingeschakelde ketenpartners met toestemming van cliënten Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via de in de aanhef genoemde contactpersoon, U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.